Den nya dataskyddsreformen – GDPR
Du har säkert hört talas om GDPR. Den nya dataskyddsförordningen förändrar hur företag och organisationer får hantera data om privatpersoner. Privatpersoner som hanterar data för privata ändamål berörs inte av GDPR. GDPR är en bra sak både för privatpersoner och för Internets framtid. Du som samlar in personuppgifter, tex via Simple Signup, behöver förstå de nya reglerna. Datainspektionen är ansvarig för GDPR i Sverige. De har mycket bra information på sin hemsida.
Viktigt att uppdatera dina uppgifter
En viktig sak med GDPR är att du som samlar in persondata måste vara tydlig med vem som äger och ansvarar för datan, hur du lagrar och använder den, samt hur en person vars data du lagar kan kontakta dig. Du äger och ansvarar för all data du samlar in via Simple Signup. Därför är det viktigt att du uppdaterar dina upgifter hos oss, så att vi visar rätt information för dina deltagare.
När en deltagare anmäler får hon eller han acceptera att du hanterar persondata. Vi visar den här texten:
Jag godkänner att den data jag lämnar i min bokning sparas. Datan ägs av arrangören <HÄR VISAS ARRANGÖRENS NAMN> <HÄR VISAS ARRANGÖREN ORGNUMMER> och lagras av Simple Signup AB på uppdrag av arrangören. Detaljer om datahanteringen>>
klicka på länken och läs hela texten!
Om du använder Simple Sigup accepterar du att använda persondatan så som texten vi visar för deltagare beskriver. Detta regleras i våra Villkor för arrangörer, som uppdateras inom kort.
På deltagarens kvitto visar vi dina kontaktuppgifter så att deltagaren kan kontakta dig om han eller hon har frågor om persondata.
När du planerar och skapar eventet
Anmälningsformuläret
När du skapar ditt event anpassar du ditt anmälningsformulär och väljer vilken information du vill samla in om deltagarna. Tänk genom en extra gång vad du verkligen behöver. GDPR säger att du inte ska samla in mer information än nödvändigt. Tänk också på att det är förbjudet att samla in känslig information via Simple Signup. Känsliga uppgifter, enligt GDPR är: ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i en fackförening, hälsa, en persons sexualliv eller sexuella läggning, genetiska uppgifter, biometriska uppgifter som entydigt identifierar en person.
Frågan om en deltagare har allergier är en fråga om hälsa. Är det viktigt att erbjuda specialkost kan du erbjuda olika matpaket tex Traditionell/Utan gluten/Utan Laktos/Vegetarisk. (Frågan kan anpassas som en rullgardinsmeny i anmälningsformuläret).
Har du deltagare under 16 år måste målsman godkänna att persondata lagras. Vi har infört ett extra godkånnande från målsman som en checkbox i anmålningsformulåret. Du aktiverar den genom att ange att du har deltagare under 16 år når du skapar ditt event.
Dela deltagarlistan och inchecking till eventet
Du är ansvarig för att persondatan om dina deltagare hanteras korrekt. Om andra än du får tillgång till den måste du informera om hur datan ska hanteras. Om du använder funktionen ”check in via padda eller telefon” för att checka in deltagare när de anländer till ditt event får de personer som använder check in funktionen tillgång till persondata. Om tex ett eventbolags personal hjälper till med check in behöver de acceptera dina regler för datahantering.
När en deltagare anmäler sig medger deltagaren att du får kommunicera med henne eller honom om eventet. Tänk på att du inte får skicka tex reklam om andra saker utan hålla dig till kommunikation som rör eventet.
Efter eventet
Stäng eventet för nya bokningar
Du kan själv stänga eventet när inte bokningssidan ska vara tillgänglig längre. Om du inte gör det kommer vi att stänga eventet ca 3 månader efter slutdatum. Om du inte satt något slutdatum stängs eventet 1 år efter startdatum. Du kan alltså inte ha event liggande öppna för bokningar under längre perioder om du inte regelbundet uppdaterar start och slutdatum.
Behöver du ha kvar deltagarlistan?
Det är lätt att glömma bort sina gamla deltagarlistor av slentrian. GDPR säger att du ska radera persondata när du inte längre behöver den, givet att det är lagligt att göra så. Har du tagit betalt av dina kunder ska du enligt bokföringslagen spara information om försäljningen i 7år.
Har du inte tagit betalt, fundera på om du behöver spara persondatan. För att ta bort gamla event kan du använda funktionen ”Radera” i listan med ”Mina event”.
Jag vill ta bort deltagarlistan men spara eventet
Gör en kopia av eventet och spara kopian. Radera sedan det gamla eventet. Både i Kopiera och Radera hittar du i listan ”Mina event”. Du kan ännu inte radera ett event som har betalningar.
Simple Signup raderar event
Event utan betalningar: har vi rätt att radera efter 2 år (räknat från datum då eventet skapades) men vi har som policy att regelbundet rensa ut event äldre än 3 år. Vi förvaranar via mail innan vi raderar dina event. Event med betalningar: raderar vi inte i nuläget.
Jag vill verkligen behålla deltagarlistan till ett äldre event
Du kan exportera den till xls eller pdf. Exportmöjlighet hittar du när du öppnat deltagarlistan.
